Ausgangslage
Sie sind neu in der Marketing Abteilung der Firma Innomens AG. Innomens ist ein eigenständiges Unternehmen mit rund 390 Mitarbeitern. Innomens AG nimmt eine sehr wichtige Stellung im CH-Markt der Elektrokomponenten ein.

Zum Unternehmen
Innomens plant für 2014 einen Kundentag Schweiz durchzuführen. Rund 200 Gäste sollen am 3. Juni 2014 einen humorvollen, überraschenden und peppigen Event erleben. Dieser Event soll in allen Belangen die Philosophie und Unternehmenskultur der Geschäftsfelder widerspiegeln. Durch ein „andersartiges“ Programm wollen wir die Gäste begeistern. Ob es ein Ganz-Tages-Event oder ein Nachmittags-Event sein soll, ist bisher noch nicht verabschiedet worden.
Unter den rund 200 Gästen werden vor allem Kunden, Partner und Händler sowie auch Innomens-Mitarbeiter eingeladen. Die Kunden gelten zum oberen und obersten Kader der Schweizer Wirtschaftsvertreter. Da die Rücklaufquote von Direct-Aktionen bei Innomens sehr gut ist (ca. 25%) hat die Leitung Corporate Communication entschieden, dass ca. 1‘500 Kunden und Partner angeschrieben werden. Über das Aufsetzen der Logistik hat sich noch niemand so richtig Gedanken gemacht.
Der Kundentag 2014 soll wie bereits erwähnt eine gute Mischung aus Information, Show und Zeit für Gespräche bieten. Die Geschäftsleitung hat daher ein Budget von Fr. 120’000.- frei gegeben. Dieses Kostendach beinhaltet sämtliche Auslagen wie die Eventorganisation, interne Stunden für das Aufgleisen des Events sowie für alle Fremdkosten wie Technik, Catering, Signalisierung, Transport, etc.

Aufgabenstellung
Sie sind nun aufgefordert, sich ein Konzept zu erstellen. Das Eventkonzept soll folgende Punkte beinhalten:

• Ausgangslage
• Aufgabenstellung
• Ziele, Zielgruppen
• Leitende Idee, Message, roter Faden sowie Ideenskizze des Tagesablaufs
• Evtl. externe Speaker, Keynotes die zur leitenden Idee Aussagen machen
• Catering Angebot: Ablauf Catering, Angebot (Welcome, Pause, Lunch, etc.)
• Technik: Ausgestaltung der Technik, Idee für die Präsentationen, etc.
• Logistikprozess: wie wird eingeladen, wie soll das Layout aussehen
• Terminierung: Terminplan mit Angaben zu Milestones, abgeschlossene Arbeiten, Meetings
• Budget: Zusammenstellung der erwähnten Posten zu Budgetierungs-Zwecken